Centrum informacji o ERP

Każde urządzenie, maszyna czy samochód wymaga regularnego wykonywania przeglądów, wymiany części eksploatacyjnych i okresowego remontowania. Do tego dochodzą konieczne naprawy w razie awarii, potrzeba ewidencjonowania wykonanych prac i - co istotne - kontrola kosztów utrzymania ruchu.

Przy kilku urządzeniach można sobie z tym poradzić metodami tradycyjnymi skrupulatnie wszystko notując i regularnie przeglądając zapisy. Jednakże każde przedsiębiorstwo dysponujące rozbudowanym parkiem maszynowym lub inną grupą urządzeń (środki transportu itp.) stoi przed potrzebą wdrożenia programu, który będzie wspomagał działalność związaną z zarządzaniem remontami i utrzymaniem ruchu. Takie programy należą do systemów informatycznych klasy CMMS.

 

Czym sÄ… systemy CMMS?

Computerized Maintenance Management Systems (w skrócie CMMS) ? Systemy komputerowe do Gospodarki remontowej i Utrzymania ruchu stanowią grupę oprogramowania odpowiedzialnego głównie za następujące obszary:

• Szczegółowa ewidencja wszystkich maszyn i urzÄ…dzeÅ„ wraz z ich dokumentacjÄ… technicznÄ….
• Planowanie i kontrola prac rutynowych (przeglÄ…dy i remonty) wymagajÄ…cych realizacji po okreÅ›lonym czasie (np. corocznie) lub przebiegu (np. co 10 tys. km).
• Rejestracja zgÅ‚oszeÅ„ zwiÄ…zanych z koniecznoÅ›ciÄ… wykonania dodatkowych prac bÄ…dź napraw na skutek awarii.
• Dokumentowanie wykonania wszelkich zleceÅ„ (napraw, przeglÄ…dów, itp.) wynikajÄ…cych z prac rutynowych bÄ…dź awarii obejmujÄ…ce zużyte materiaÅ‚y i części zamienne oraz wyszczególnienie pracowników bÄ…dź firm zewnÄ™trznych realizujÄ…cych zlecenie.
• Analiza kosztów utrzymania ruchu obejmujÄ…ca także planowane nakÅ‚ady oraz budżetowanie.

Systemy CMMS to programy wielokrotnie mniejsze od pakietów ERP, ich producenci ciągle je udoskonalając doprowadzili niemal do perfekcji. W Polsce można spotkać oferty dotyczące kilkunastu zachodnich programów oraz kilku krajowych (w tym jednego naprawdę dobrego). Większość z tych systemów obsługuje wszystkie podstawowe funkcje z zakresu zarządzania remontami i utrzymaniem ruchu. Dlatego o wyborze odpowiedniego programu ostatecznie decydują często kryteria niefunkcjonalne: architektura systemu, rodzaj bazy danych, cena lub ? co bardzo istotne ? możliwości i zakres integracji z pakietem ERP. Wielu dostawców ERP może także pośredniczyć przy sprzedaży CMMS przejmując na siebie odpowiedzialność za powiązanie aplikacji.

Dlaczego systemy CMMS wymagajÄ… integracji z ERP?

Systemy CMMS posiadają wiele obszarów wspólnych z pakietami ERP. Obydwa oprogramowania mogą się wzajemnie wspomagać tworząc niezwykle efektywnie działające rozwiązanie informatyczne.

Pomiędzy CMMS i ERP występują liczne kartoteki wspólne. Na pierwszym miejscu należy wymienić maszyny i urządzenia ewidencjonowane jako majątek trwały w systemach ERP, gdzie system wylicza amortyzację księgową oraz podatkową, a także umożliwia rozliczanie jej do celów zarządczych. Z kolei w systemie CMMS są to podstawowe obiekty, których dotyczą przeglądy, remonty i inne prace; Tam także odbywają się analizy ich awaryjności oraz kosztów utrzymania, jak również tworzone są budżety prac.

Ważny element wspólny to także dostępność zasobów rozumiana w dwu aspektach: jako dostępność maszyn i urządzeń oraz dostępność wszelkich części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych. Z jednej strony przeglądy i remonty rutynowe powodują czasową niedostępność stanowisk pracy, co musi być uwzględnione przez planistów w harmonogramach zadań dla tych stanowisk. Z drugiej ? do wykonania wszelkich prac potrzebne są odpowiednie ilości części zamiennych i materiałów. Dzięki odpowiedniej współpracy obu pakietów system CMMS może kontrolować stany magazynowe oraz zgłaszać z odpowiednim wyprzedzeniem zapotrzebowania i(lub) zamówienia, które są przez system ERP uwzględniane w procesie zaopatrzenia. Możliwe jest także rezerwowanie materiałów pod potrzeby planowanych prac.

Obydwa programy komunikują się także w zakresie wykonywanych transakcji magazynowych i usługowych. Dokumenty obrotowe (wydania, zwroty itp.) dotyczące części i materiałów rozchodowanych na potrzeby remontów i utrzymania ruchu są albo wystawiane w pakiecie ERP i następnie udostępniane CMMS celem odpowiedniego rozliczenia kosztów albo generowane przez ten drugi i jedynie wyceniane w pierwszym.

Z tych samych powodów również odpowiednie transakcje usługowe (faktury wykonania usług) mogą podlegać obustronnej komunikacji między pakietami.

Im więcej rejestrowanych transakcji tym większa potrzeba porządnej integracji systemów, aby uniknąć dwukrotnego wprowadzania danych.

Aby możliwe było pełne wymienianie informacji o transakcjach, systemy dbają o zgodność bazy kontrahentów zwłaszcza w zakresie dostawców części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych, jak również podwykonawców zlecanych prac.

Kolejnym ważnym obszarem integracji jest kartoteka pracowników z jednej strony ewidencjonowanych i rozliczanych w module HR systemu ERP, z drugiej wykorzystywanych do planowania i przydzielania wszelkich prac remontowo-przeglądowych. Możliwe jest także automatyczne tworzenie kart pracy w systemie ERP na podstawie zaewidencjonowanego w CMMS czasu pracy osób z działu utrzymania ruchu.

Jak systemy CMMS integrujÄ… siÄ™ z ERP?

Współczesne technologie informatyczne posiadają bardzo rozwinięte możliwości integracji odrębnych pakietów. Prawie nikt już nie używa tradycyjnych plików tekstowych wysyłanych z jednego programu i odbieranych przez drugi. Zamiast tego stosuje się rozmaite formy interfejsów API uzupełnianych przez pliki XML i zaawansowane kolejki, a w przypadku systemów oddalonych od siebie także usługi sieciowe. Dzięki temu programy funkcjonują niezależnie z zachowaniem dużego poziomu bezpieczeństwa wobec kontrolowanych możliwości ingerencji zewnętrznej aplikacji w wewnętrzną strukturę programu. Tworzą tym samym rozwiązanie stabilnie (także w momencie wykonywania upgrade jednego z pakietów, gdyż interfejsy API są obsługiwane przez ich różne wersje) a zarazem bardzo efektywnie, dzięki czemu dane wprowadzone w jednym programie są ? bez żadnych dodatkowych zabiegów ? dostępne także dla drugiego.

Zbigniew Lisowski