Który pakiet ERP wybrać?

7 Lipiec 2008 (http://erp.info.pl/wybor_erp/)

Dobrze wybrany system informatyczny będziemy prawdopodobnie użytkować przez blisko dziesięć lub nawet kilkanaście kolejnych lat. Umożliwi nam koncentrację na istocie naszego biznesu stając się podstawowym narzędziem codziennej pracy.

Źle wybrany system będzie stwarzał problemy i koncentrował na sobie uwagę pracowników. Będzie budził negatywne emocje, ograniczał możliwości rozwoju i powodował dodatkowe koszty.

Stojąc przed decyzją o wyborze pakietu ERP, to nie traktujmy tego jako „zadanie dodatkowe”, które trzeba wykonać, ale jako decyzję strategiczną.  Weźmy więc głęboki oddech i spróbujmy dojrzeć to, czego nie ma w stertach ulotek, nawale informacji z Internetu i o czym nie powie nam handlowiec próbujący zawrzeć z nami kontrakt na setki tysięcy złotych.

Niniejszy artykuł wskazuje, na co zwrócić uwagę przy wybieraniu systemu informatycznego, a w szczególności – pakietu klasy ERP.

Architektura i Technologia

Choćby producent wykazywał się licznymi referencjami i nagrodami otrzymanymi w przeszłości za swoje oprogramowanie, to nigdy w pełni nie zaspokoi naszych potrzeb, jeśli nie będzie spełniał podstawowych wymogów dot. architektury. Wcześniej czy później przestarzała technologia będzie powodować problemy z wydajnością i ergonomią. Twórca programu mając małe możliwości programistyczne wkrótce zaprzestanie rozwoju tego produktu i nawet nie będzie chciał go aktualizować o zmiany prawne.

Wybierając pakiet zbudowany w starych narzędziach postępujemy tak, jakbyśmy kupowali nowy samochód w modelu, który po wielu latach od jego wymyślenia właśnie wychodzi z produkcji. Jest on może nieco tańszy, ale nie jest ani ładny ani dość funkcjonalny, ani bezpieczny. Niedługo nam posłuży, zaś producent już po paru latach nie będzie dostarczał do niego części zamiennych.

Aby nasz nowy pakiet ERP służył długie lata, konieczne jest by:

1. Był zbudowany w architekturze trójwarstwowej. Wykorzystanie serwera aplikacji jako pośredniej warstwy między bazą danych i stacją kliencką jest niezbędne dla wydajnego przetwarzania danych. Przy ogromnej ilości obliczeń, jakie obecnie realizują pakiety ERP przetwarzanie danych nie może odbywać się na komputerach obsługujących bazę czy – co gorsza – stacje klienckie. Serwery aplikacji umożliwiają łatwe skalowanie programu poprzez możliwość równoległej pracy wielu serwerów oraz odciążają serwer bazy danych, którego podstawowe zadanie to obsługa zapytań i innych poleceń SQL.

2. Wykorzystywał nowoczesne środowisko programistyczne. (Współcześnie istnieją dwa: .NET i J2EE.) Tylko te platformy dają gwarancję, że w przyszłości będą posiadały one odpowiednie wsparcie ze strony ich producentów. Starsze środowiska w większości nie są już wspierane i dostosowywane do nowych systemów operacyjnych (np. Windows Vista) oraz możliwości sprzętowych (np. procesorów 64-bitowych). W nowoczesnych środowiskach istnieją wiele większe możliwości programistyczne i prostsze jest samodzielnie dokonywanie kastomizacji przez klienta. Łatwo znaleźć specjalistów, którzy mogą nam w tym pomóc. Programy wykonane w starszych środowiskach nie są certyfikowane na Windows Vista (choć na Viście mogą także pracować).

3. Opierał się na dobrej profesjonalnej bazie danych, np. Oracle, DB2 lub Microsoft SQL Server. Dostęp do tych baz danych możliwy poprzez ODBC, rozmaite programy raportujące (np. Crystal Reports) oraz programy do administracji baz. Posiadają wbudowane mechanizmy optymalizacji pracy znacznie zwiększające ich wydajność. Na rynku pracy można znaleźć administratorów, którzy znają się na zarządzaniu taką bazą i mogą wykonywać czynności typu strojenie baz danych. Część producentów ERP umożliwia zastosowanie nie jednej konkretnej bazy lecz dowolnej. Zwykle ma to wpływ na cenę i pracochłonność prac dodatkowych przy wdrożeniu.

4. Zapewnia wysoką wydajność przy współpracy z dużymi bazami danych . Na małych bazach demo każdy system informatyczny działa szybko. Aby można było powiedzieć, że system jest wydajny musi być sprawdzony w dużych przedsiębiorstwach. Dlatego m.in. powinien w pełni wykorzystywać możliwości nowoczesnych 64-bitowych systemów operacyjnych (a nie tylko potrafić pracować na nich jako maszyna 32-bitowa). Musi być także dobrze napisany, przez doświadczonych fachowców, którzy poza funkcjonalnością zwracają uwagę na kwestie szybkości działania, i być testowany pod tym kontem przez zespoły do kontroli jakości. Doświadczenie producenta ma tu więc niebagatelne znaczenie.

5. Dobrze integruje się z innymi nowoczesnymi programami dla biznesu np. MS Office 2007. Potrafi tworzyć wydruki w ich formacie oraz łatwo eksportować dowolne dane do arkuszy kalkulacyjnych. Najlepsze programy przy wykorzystaniu technologii inteligentnych dokumentów (ang. smart documents) umożliwiają np. tworzenie ofert wyłącznie z poziomu programów Word czy Excel z wykorzystaniem danych zawartych w systemie ERP bez konieczności przełączania do niego a jedynie poprzez wykorzystanie dodatkowego panelu wbudowanego w program biurowy.

Interfejs użytkownika

Systemy ERP składają się z setek formularzy, okien i wydruków. Nawet jeśli poszczególni użytkownicy korzystają jedynie z kilkunastu z nich, to i tak jest to spory zakres wiedzy, który muszą opanować. Od jakości interfejsu użytkownika zależy, jak szybko nauczą się programu i na ile sprawnie będą się w nim poruszać. Dlatego interfejs powinien być:

1. Jednolity w obrębie całego pakietu. Należy zdać sobie sprawę z tego, że przy jego programowaniu pracowało przez wiele lat kilkadziesiąt lub nawet kilkaset osób. Były one zapewne pogrupowane w niezależnie pracujące zespoły realizujące różne funkcjonalności pakietu. Zdarza się, że w efekcie takiej pracy poszczególne formularze tak wyglądają, jakby pochodziły z innych bajek. Dla użytkownika oznacza to, że każdorazowo przy zmianie formularza musi zmieniać także filozofię swojej pracy.

2. Zgodny ze ogólnie przyjętymi standardami, zwykle oznacza to zgodność ze standardami opracowanymi przez Microsoft. Niemal każdy potencjalny użytkownik systemu ERP pracował wcześniej z popularnymi programami typu Windows czy Word. Program powinien respektować przyjęte w tych programach standardy interfejsu. Dzięki temu użytkownicy nowego programu, jakim jest ERP, szybko go opanują, gdyż podstawowe zasady będą takie same. Szczegóły opisują kolejne punkty.

3. Program powinien dzielić się na nast. obszary: menu i pasek narzędzi (albo lepiej wstążki), nawigator, obszar roboczy i pasek statusu. W menu i pasku narzędzi powinny być funkcje dot. bieżącej obsługi, w nawigatorze – funkcjonalność biznesowa, w pasku statusu – informacje i statusy, obszar roboczy służy do wyświetlania formularzy i raportów.

4. Układ pozycji w menu i pasku narzędzi (lub wstążkach) powinien być jak najbardziej typowy. Każdy użytkownik popularnych programów jest przyzwyczajony do menu Plik, Edycja, Widok, Ulubione, Narzędzia, Akcje, Okno i Pomoc. W większości nie trzeba nikomu wyjaśniać gdzie w menu znajdują się poszczególne opcje typu ‘Zapisz jako’ lub ‘Wklej’. Ta sama zasada dotyczy układu przycisków w pasku narzędziowym.

5. Kolorystyka, kształty ikon, wygląd poszczególnych kontrolek (pól, przycisków itp.) powinny być zgodne z Windows. Dzięki temu wystarczy niemal jeden rzut oka na formularz wyświetlony na ekranie aby ogólnie zrozumieć o co w nim chodzi.

6. Program powinien w pełni wykorzystać rozdzielczość, z jakiej korzysta użytkownik dynamicznie rozszerzając wybrane kontrolki (pola, przyciski, tabele z danymi) w taki sposób, aby dopasowały się do aktualnych ustawień użytkownika. Starsze pakiety zbudowane są dla mniejszych rozdzielczości, czego nie widać na prezentacjach handlowych, gdyż – zwykle ze względu na ograniczenia techniczne projektorów – wykonuje się je na rozdzielczości 800×600 lub 1024×768.

Ergonomia wprowadzania danych

Choć poprawny interfejs graficzny użytkownika bardzo usprawnia wizualizację informacji i ergonomię pracy z programem przy pomocy myszy, to należy także zwrócić uwagę na odpowiednią ergonomię wprowadzania danych klawiaturą. W programach ERP w wielu miejscach użytkownicy muszą szybko wprowadzać dużą ilość podobnych dokumentów (np. faktur, dokumentów magazynowych) i po prostu nawet nie mają czasu, by sięgać po mysz. Dlatego uwzględniając ich potrzeby program powinien:

1. Obsługiwać wszystkie podstawowe przypadki użycia programu niemal wyłącznie przy pomocy trzech podstawowych klawiszy: Enter (klawisz akceptacji), Tab (klawisz przejścia) i Anuluj (klawisz wycofania). Do tego dochodzą oczywiście jeszcze klawisze liter i cyfr do wprowadzania danych, ale podstawowa nawigacja w obrębie pojedynczego formularza powinna być możliwa właśnie tymi trzema podstawowymi klawiszami. Przypadki, gdy użytkownik musi zastosować jakiś inny klawisz albo dwu lub trzyklawiszowy skrót, powinny dotyczyć tylko sytuacji innych, niż podstawowa ścieżka obsługi; ale nawet wówczas powinny być preferowane pojedyncze klawisze (np. strzałki, spacja, F1, F2,…) przed złożonymi skrótami.

2. Program powinien umożliwić wprowadzanie dokumentów przy pomocy jak najmniejszej ilości naciśnięć klawiszy, choćby nawet miałby to być tylko jeden dodatkowy ENTER na potwierdzenie dodatkowego komunikatu. Dla pracowników wprowadzających duże ilości dokumentów każde dodatkowe niepotrzebne naciśnięcie klawisza oznacza w ciągu dnia kilkaset dodatkowych uderzeń w klawiaturę dziennie. Aby w pełni spełnić to wymaganie program także powinien w nawigacji przyciskiem TAB po formularzu pomijać pola nieedycyjne oraz mało istotne (użytkownik w razie potrzeby będzie mógł do nich przejść np. strzałkami).

3. W zintegrowanym systemie musi obowiązywać zasada jednokrotnego wprowadzania informacji. Program musi więc być wyposażony w liczne mechanizmy generowania danych, np.: faktury z zamówienia, WZ z faktury, dokumentów magazynowych z dokumentów produkcyjnych, zleceń z zamówień, przewodników z planów, planów produkcji z planów sprzedaży itd. Powinien przy tym zapamiętywać pełną historię powiązań i informacji o tym co z czego powstało.

4. Skróty klawiaturowe (klawisze funkcyjne i Ctrl+klawisz) oraz klawisze dostępu (Alt+litera) powinny być zgodne ze standardami Microsoft, aby nie trzeba było uczyć się nowych. Dotyczy to zarówno podstawowych popularnych skrótów typu F1 (Pomoc) czy Ctrl+S (Zapisz), jak również wielu innych, do których przywykli doświadczeni użytkownicy, np. CTRL+D (Dodanie do ulubionych). Klawisze dostępu, to podkreślone litery w menu, na przyciskach i czasem także na innych kontrolkach umożliwiające szybkie przejście do nich poprzez ALT+litera. Zwłaszcza klawisze dostępu do menu powinny być takie jak w standardowych menu programów pod Windows.

5. Warto także zwrócić uwagę na ergonomię wprowadzania pól z datą przy pomocy klawiatury. Powinna być możliwość wpisania daty bez konieczności wprowadzania separatorów i czterech cyfr w roku. Innymi słowy wartość wprowadzoną w postaci 271107 program powinien samoczynnie przekonwertować na 27-11-2007 (i nie pomylić z 07-11-2027). Ponadto data powinna być wyświetlana zgodnie z formatem zadeklarowanym w ustawieniach systemu Windows.

6. W trakcie wprowadzania dokumentów (np. faktur) program powinien zapewnić możliwość dodania nowych wartości do słowników lub obiektów powiązanych (np. kontrahentów) bez konieczności zamykania bieżącego dokumentu i utraty wprowadzonych w nim już informacji. Nowo dodane pozycje powinny się automatycznie podpowiadać tak, by nie było konieczne ich ponowne wyszukiwanie.

Elastyczność

Wybrany program musi być na tyle elastyczny, aby można było łatwo dopasować go do naszych indywidualnych potrzeb. Nowoczesne pakiety można prosto dostosować do własnych potrzeb bez dodatkowych interwencji programistycznych.

1. Każdy ekran powinien umożliwiać indywidualną kastomizację, łatwą zmianę wymiarów i położenia pól, przycisków, tabel i ich kolumn, tworzenie wielu własnych widoków, autodopasowanie (automatyczne dostosowanie szerokości kolumny do największej długości danych). Powinno być można dodwać własne pola i kolumny (tekstowe, numeryczne, z datą, pola wyboru, przyciski opcji), a istniejące – usuwać, ukrywać lub zmieniać im właściwości (np. z opcjonalnych na obowiązkowe lub z edycyjnych na nieedycyjne).

2. Powinna być możliwość dodawania nowych własnych ekranów, zakładek, pozycji menu, nawigatora itp. Każde przedsiębiorstwo może mieć swoją specyfikę skutkującą koniecznością stworzenia własnych nowych modułów zawierających indywidualną funkcjonalność typową dla niego. Jeśli obszar ten zahacza o ERP lepiej go stworzyć wewnątrz systemu, niż poza nim.

3. Producent powinien dostarczyć program razem z narzędziami do tworzenia wydruków (w przypadku otwartych baz może to być np. CrystalReports) oraz na życzenie przeszkolić wybranych pracowników firmy z funkcjonalności tych narzędzi, a także struktury bazy danych. Program powinien także umożliwić kontekstowe podpinanie tych raportów wewnątrz systemu ERP z możliwością przekazania do nich pewnych parametrów dot. identyfikatora bieżącego obiektu i ustawień filtra. Umożliwi to np. szybkie wykonie danego wydruku dla dokumentu, który użytkownik widzi aktualnie na ekranie lub wykonanie zestawienia dla wybranego zestawu kontrahentów.
Bardzo przydatne są narzędzia do tworzenia wydruków bazujące na szablonach zbudowanych przy pomocy popularnych programów typu Word czy Excel. Użytkownicy bez większego doświadczenia mogą samodzielnie zmieniać treść i układ wydruku. Niestety tylko niektórzy dostawcy ERP oferują takie możliwości.

4. Program powinien umożliwiać administratorowi przedsiębiorstwa tworzenie własnych pakietów i bibliotek odpowiedzialnych za przetwarzanie danych. Zwykle wyniki takich obliczeń będą zapisywane w nowych polach specjalnie dodanych do systemu, jednakże czasem może zachodzić także konieczność modyfikacji wartości w polach standardowych.

5. Powinna być możliwość dowolnego komponowania zdarzeń i ciągów akcji w układy przepływu pracy (Workflow) z wykorzystaniem zarówno elementów dostępnych w programie, jak i zewnętrznych (np. Web Services). Umożliwi to znaczne usprawnienie procesów przedsiębiorstwa. Może być to realizowane także przy pomocy wbudowanego lub zewnętrznego systemu typu BPM (Business Process Management).

6. Poszczególne skróty klawiaturowe (nawet jeśli domyślnie byłyby zgodne ze standardami Windows) powinny być możliwe do przedefiniowania i indywidualnego dostosowania. Użytkownik powinien mieć możliwość podpięcia własnych często wykorzystywanych funkcji pod wybrany skrót.

7. Warto także zwrócić uwagę na to, w jaki sposób nowe wersje programu reagują na dotychczasowe zmiany dokonane w programie samodzielnie przez klienta. Przykładowo: klient dodał na formularzu nowe pole, jednak w nowej wersji układ formularza uległ zmianie i w miejscu, w którym dotychczas znajdowało się to pole teraz jest co innego. Czy system automatyczne dokonuje korekt lub przynajmniej ostrzega administratora o takich sytuacjach, aby on sam dokonał stosownych poprawek?

Filtrowanie

Pakiet ERP w dużej firmie po kilku latach pracy zawiera informacje o setkach lub tysiącach kontrahentów, dziesiątkach tysięcy indeksów, milionach różnego rodzaju dokumentów i dziesiątkach milionów pozycji dokumentów. Mimo tego znalezienie właściwej informacji powinno odbywać się szybko i sprawnie. W tym celu system powinien być wyposażony w nast. możliwości:

1. Filtrowanie bezpośrednio na formularzu przy pomocy prostych warunków nakładanych na dowolne pole. W przypadku danych tekstowych będzie polegało to na wprowadzeniu wzorca wartości (np. ‘J*Kowal*’ lub ‘J%Kowal%’ lub po prostu ‘J Kowal’), a w przypadku ilościowych lub dat – konkretnej wartości z dodatkową możliwością użycia operatorów >, >=, <, <=, <>. Pola z listą wartości powinny umożliwiać skorzystanie z tej listy także w trakcie filtrowania.

2. Filtrowanie pól tekstowych w sposób, który nie uwzględnia wielkości liter. W małych systemach jest to niemal standard, jednak w dużych może powodować problemy z wydajnością, tzn. czas oczekiwania na wynik takiego filtra jest bardzo długi. Można to zauważyć tylko przy dużej ilości danych i występuje jedynie w przypadku niektórych baz. Producenci systemów ERP w różny sposób próbują radzić sobie radzą z tym problemem. Mogą na przykład zastosować dodatkowe funkcje na bazie danych zwiększające wydajność filtrowania nieuwzględniającego wielkości liter. Jest rozwiązanie najlepsze, ale jednak pracochłonne i prawdopodobnie będzie ograniczone do wybranych miejsc w systemie. Inny sposób, to pozostawienie użytkownikowi decyzji o sposobie filtrowania z zaleceniem, by stosował metodę wrażliwą na wielkość liter, a jeśli nie, to czas oczekiwania na wynik może się wydłużyć. Trzecie rozwiązanie, to narzucenie użytkownikowi możliwości wprowadzania danych jedynie przy pomocy wielkich liter. Zwykle jest to do zaakceptowania w przypadku pól typu: symbol lub kod, jednak nie sprawdza się w nazwach i opisach m.in. dlatego, że wielkie litery zajmują dużo więcej miejsca na ekranie i wydrukach.

3. Filtrowanie pól tekstowych w sposób, który nie uwzględnia polskich znaków (ą, ę, ć itd.). Chodzi o to, żeby przy nałożonym warunku filtra typu „Gwóźdź” program znalazł także rekordy zawierające np. „Gwózdz” i na odwrót: przy wprowadzonym warunku „Gwozdz”, by pokazały się także wpisy zawierające polskie znaki.

4. Filtrowanie pól z uwzględnieniem wartości historycznych. Np. przy wyszukiwaniu pracownika po nazwisku panieńskim powinien on zostać wyświetlony nawet wtedy, gdy jego nazwisko w systemie zostało już zmienione bez konieczności dodatkowych czynności (np. korzystania z osobnych pól lub formularzy z danymi historycznymi).

5. Program powinien być także zabezpieczony przed problemami związanymi z filtrowaniem pól tekstowych zawierających spację na końcu. Spacji tej użytkownik nie widzi, więc nie jest świadomy, że system może nie odnaleźć danego wpisu, gdy w warunku filtra nie będzie na końcu także spacji lub tzw. znaku globalnego, czyli % lub *. Niektóre systemy po prostu obcinają końcową spację już na etapie wprowadzania wartości w pole tekstowe, nie chroni to jednak przed przypadkami, gdy dane trafiły do systemu inną drogą, np. poprzez interfejs z innego systemu.

6. Filtrowanie przy pomocy zaawansowanych mechanizmów umożliwiających odnalezienie określonych obiektów na podstawie powiązań z innymi obiektami, np. towarów, które były fakturowane w poprzednim miesiącu. Mechanizmy te powinny być na tyle przejrzyste, aby mógł z nich skorzystać przeciętny użytkownik.

7. Standardowych filtrów programistycznie wbudowanych w system dot. typowych potrzeb, np. filtrowanie wszystkich pracowników zatrudnionych w określonej jednostce organizacyjnej.

8. Filtrowanie przy pomocy definiowania zapytania SQL. Z możliwości tej będzie korzystał Administrator i zaawansowani użytkownicy do budowania szczególnie trudnych filtrów niemożliwych do uzyskania innymi metodami.

9. Zbudowane filtry lub zestawy filtrów powinny być możliwe do zapisania i udostępniania innym użytkownikom.

10. Program powinien wyświetlić np. w pasku statusu informacje o ilości obiektów znajdujących się w aktualnym filtrze. Dzięki temu użytkownik będzie wiedział, czy powinien dalej zawęzić kryteria filtrowania, czy też może ręcznie przejrzeć zwrócone przez system obiekty, aby odnaleźć ten, który go w danym momencie interesuje.

11. Dobre systemy prócz możliwości związanych z filtrowaniem danych posiadają także wbudowane mechanizmy ich wyszukiwania. Wyszukiwanie tym różni się od filtrowania, że przechodzi do obiektu zgodnego z wprowadzonym warunkiem, a jednocześnie nie zmniejsza ilości obiektów, na których użytkownik aktualnie pracuje.

12. Jeśli producent wyposażył swój pakiet w mechanizm archiwizacji danych, to trzeba także sprawdzić, czy możliwe jest łatwe filtrowanie i wyszukiwanie informacji w archiwum. Jednak w nowoczesnych bazach danych ich archiwizacja zwykle nie jest potrzebna. Umożliwiają one bieżący dostęp do wszystkich dokumentów znajdujących się w bazie przy bardzo niewielkim spadku wydajności z roku na rok spowodowanym wzrostem ilości danych, który można łatwo skompensować poprzez polepszenie parametrów serwera bazy danych. Nie zawsze jest to jednak oczywiste, dlatego przy analizie referencji warto zwrócić uwagę na starych klientów od lat wykorzystujących system.

Funkcjonalność

Nawet jeśli na początek zamierzamy wykorzystywać jedynie fragment pakietu, to jednak przy wyborze ERP należy ocenić jego całość. W przyszłości na pewno będziemy potrzebowali dodatkowej funkcjonalności, zaś już dzisiaj decydując się na tylko wybrane moduły powodujemy, że w przyszłości najprawdopodobniej będziemy musieli dokupić kolejne u tego samego producenta. Zwróćmy więc uwagę na nast. aspekty:

1. Funkcjonalność dostępną w dotychczas wykorzystywanych w firmie programach, arkuszach itp. Jest rzeczą oczywistą, że nie chcemy, aby nowy pakiet nie był krokiem wstecz. Ale niestety należy zauważyć, że nowe programy rozwijane od 2-3 lat, choć wyglądają dużo ładniej, mają lepszą architekturę itd., to jednak w wielu obszarach są uboższe pod względem funkcjonalności w porównaniu ze swoimi starszymi poprzednikami mozolnie budowanymi od kilkunastu lat. Jest to właśnie jeden z głównych powodów, dla których starsze pakiety ERP nadal cieszą się dość dużą popularnością. Jednak z drugiej strony oferta nowoczesnych pakietów staje się coraz bardziej rozbudowana i warto poświęcić nieco czasu na znalezienie odpowiedniego programu, który byłby zarówno bogaty funkcjonalnie, jak i nowoczesny.

2. Oczekiwaną przez pracowników dodatkową funkcjonalność, która powinna być obsługiwana przez nowy system. Często te oczekiwania koncentrują się na istotnych niedomaganiach dotychczas wykorzystywanych systemów.

3. Funkcjonalność dotychczas nieuświadamianą przez pracowników, jednak mogącą cennie podnieść efektywność przedsiębiorstwa. Dowiedzieć o niej można się na szkoleniach z ERP, na podstawie szczegółowej analizy systemów prezentowanych na życzenie w siedzibie firmy przez dostawców, poprzez wizyty referencyjne w pokrewnych branżach lub zaprzyjaźnionych przedsiębiorstwach tej samej branży. W rozpoznaniu dodatkowych przydatnych funkcjonalności mogą także pomóc niezależne firmy konsultingowe zajmujące się doradztwem przy wyborze ERP.

4. Rozwój oprogramowania jest niemal tak samo ważny, jak bieżąca funkcjonalność. Dlatego warto przeanalizować również to, co producent będzie robił w przyszłości, tzn. jakie ma plany i strategie dot. rozwoju własnego produktu oraz czy jest to dość duża firma, której nie grozi wrogie przejęcie przez konkurencję. Analizując plany rozwojowe koniecznie sprawdźmy jak producent w przeszłości dystrybuował nowe funkcje programu. Czy dystrybuując nowe wersje pakietu udostępnia bezpłatnie starym klientom nowe funkcje? Czy też bezpłatnie udostępniane są jedynie poprawki i zmiany prawne?

5. Zgodność z polskimi przepisami. Zwykle łatwiej jest ją uzyskać krajowym producentom, którzy potrafią szybkiej reagować na zmieniające się uwarunkowania prawne. Jednakże niezależnie od tego, czy wybieramy wśród krajowych czy zagranicznych dostawców powinniśmy dokładnie przyjrzeć się pakietowi w tym zakresie. Należy przy tym pamiętać, że przepisy zobowiązują nas do prowadzenia działalności w sposób zgodny z prawem, a nie producenta programu. Zwróćmy uwagę na: zgodność z Ustawą o Rachunkowości, przepisami Kodeksu Pracy i ZUS, obsługę międzynarodowych standardów rachunkowości i respektowanie przepisów dot. ochrony danych osobowych.

6. Moduły produkcyjne (jeśli jesteśmy firmą produkcyjną). Jest to bez wątpienia najbardziej specyficzny obszar o dużym zróżnicowaniu funkcjonalności oferowanej przez poszczególnych dostawców. Obszary typu finanse, czy płace są w większej lub mniejszej części regulowane przepisami prawnymi. Dlatego prawie każdy system da się w zakresie finansów i płac jakoś dopasować do dowolnej firmy. Dużo trudniej osiągnąć ten stan w sferze zarządzania produkcją, prawdopodobnie większość ofert nie pasuje do naszych potrzeb lub wymaga bardzo daleko idących modyfikacji. Dlatego przy wyborze programu należy szczególną wagę przyłożyć do sfery produkcyjnej, nawet jeśli na razie nie zamierzamy jej wdrażać w ramach aktualnie realizowanego projektu, dobierając właściwy system do naszej strategii produkcji (produkcja na magazyn, na zamówienie, montaż na zamówienie, a także produkcja jednostkowa konstruowana lub konfigurowana na zamówienie).

7. Funkcjonalność z zakresów logistyki sprzedaży i zakupu, finansów, majątku trwałego, zarządzania zasobami ludzkimi i płac, CRM oraz controllingu. Są to podstawowe obszary, które w dobrym pakiecie ERP powinny być obsługiwane. Ewentualne braki w tym zakresie na pewno trzeba będzie uzupełniać dodatkowymi programami.

8. Zagadnienia dotyczące planowania operacyjnego zgodnie ze standardem APICS. System powinien umożliwiać planowanie nadrzędne (SOP i MPS) oraz wykonywać rozwinięcie MRP z uwzględnieniem różnych możliwych metod partiowania, a także bilansować zasoby (RP, RCCP, CRP). Powinien wyliczać wielkości PAB i ATP w sposób odpowiedni dla poszczególnych stref czasowych. Dla sieci dystrybucyjnych musi obsługiwać także DRP. Do potrzeb montażu na zamówienie (ATO) i produkcji na zamówienie (MTO) powinien umożliwiać stworzenie harmonogramu montażu końcowego FAS. W ramach sterowania produkcją (PAC) powinno być możliwe zarówno harmonogramowani e ‘w przód’ jak i ‘wstecz’.

9. Uzupełniające moduły, w takim zakresie, w jakim są one naszej firmie konieczne: sprzedaż detaliczna i mobilna, Kanban, kontrola jakości, zagadnienia BHP, obsługa delegacji, świadczenia socjalne, kasa zapomogowo-pożyczkową i inne.

10. Możliwość ewidencji zarządczej w oparciu o obiekty ewidencyjne oraz kalkulacje kosztów metodą ABC. System powinien umożliwiać definiowanie dowolnej ilości obiektów ewidencyjnych bazujących na danych już istniejących w systemie lub specjalnie wprowadzanych do celów zarządczych. Konieczne jest także dodatkowe powiązanie z dekretacją pozwalające na automatyczne tworzenie konta księgowego dla dokumentu na podstawie jego opisu obiektowego.

11. Sposób, w jaki program współpracuje z zewnętrznymi programami typu: programy bankowości elektronicznej, MES, CMMS, APS, SCADA, HMI, CAD, BPM, WMS itp. a także z programem Płatnik czy platformami dla biznesu typu SharePoint. Warto także zwrócić szczególną uwagę na możliwość współpracy z przenośnymi terminalami w zakresie wybranych funkcji logistycznych i produkcyjnych a także innych, np. inwentaryzacji majątku trwałego.

12. Specyficzne wymagania różnych branż, np. obsługa etykiet ODETTE w branży motoryzacyjnej lub uwzględnianie stężenia substancji czynnej w surowcach przy przeliczeniach zapotrzebowania materiałowego w branży chemicznej.

13. Obsługę struktur holdingowych i rozproszonych struktur organizacyjnych. System powinien umożliwiać definiowanie tych struktur oraz powiązanie dowolnego dokumentu znajdującego się w systemie z firmą i opcjonalnie z jednostką organizacyjną. Poprzez mechanizm uprawnień administrator powinien móc ograniczać użytkownikom dostęp do tych danych, które dotyczą obsługiwanych przez nich firm i jednostek organizacyjnych.

14. Wielojęzyczność. Nowoczesne systemy umożliwiają zmianę języka w trakcie pracy (lub w oknie logowania) bez konieczności przeinstalowywania programu. Wraz ze zmianą języka cały interfejs powinien się odpowiednio dostosowywać; dotyczy to zarówno menu, nawigatora, etykiet, komunikatów, wydruków i pomocy. W zakresie wielojęzyczności należy wyodrębnić dwa obszary: po pierwsze – możliwości narzędziowe, po drugie – faktyczne tłumaczenie. Może się zdarzyć, że choć system ma odpowiednie możliwości narzędziowe, to nie zostałw pełni przetłumaczony lub lista języków jestbardzo ograniczona do np. 2-3 języków.

15. Wielowalutowość. Obejmuje to zarówno wystawianie faktur w różnych walutach, jak i inne aspekty, np. rozliczanie różnic kursowych czy przeliczanie danych do zestawień.

16. Obsługa wielu jednostek miar. Każdy indeks powinien mieć możliwość indywidualnego zdefiniowania wielu jednostek miar z indywidualnymi przelicznikami i zaokrągleniami definiowanymi dla każdej jednostki osobno. Wystawianie dokumentów w dowolnej jednostce czy przeliczanie ilości do zestawień nie powinno być dla systemu problemem. W symbolu jednostki powinny być rozróżniane małe i wielkie litery.

Kontrola dostępu i Bezpieczeństwo

Choć o problemach z bezpieczeństwem mówi się wiele w kontekście systemów operacyjnych (np. Windows), przeglądarek internetowych i programów pocztowych, to potencjalne zagrożenia wynikające z nieszczelnego systemu ERP mogą być równie poważne. Dlatego nowoczesny system informatyczny powinien:

1. Umożliwiać zarejestrowanie dla każdego użytkownika osobnego identyfikatora i zapewniać dostęp do danych wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i poprawnego hasła (chyba że zastosowano inną metodę identyfikacji – np. czytniki linii papilarnych).

2. Być zabezpieczony przed utratą danych spowodowaną awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej. Standardowo systemy oparte na dobrych bazach danych skutkują w razie przerwania zasilania jedynie utratą bieżącej niezapisanej transakcji nie powodując zniszczenia lub utraty integralności danych.

3. Spełniać inne wymogi wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, a w szczególności wymogi Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

4. Administrator powinien mieć możliwość ograniczania użytkownikom dostępu do danych. Ograniczenie to powinno dotyczyć zarówno dostępu do bazy z poziomu programu ERP, jak i innych programów (np. kwerend opartych na ODBC).

5. Użytkownicy korzystający z definiowalnych uprawnień funkcjonalnych (profili) powinni widzieć tylko taki zakres, jaki odpowiada pełnionej przez nich roli w przedsiębiorstwie (handlowiec, konstruktor, magazynier, księgowy, planista produkcji itp.).

6. System powinien umożliwiać kontrolowanie pracy użytkowników informując administratora o aktualnych sesjach, przedstawiając historie logowania oraz umożliwiając śledzenie zmian bazodanowych.

7. Powinna być możliwość osobnego nadawania uprawnień do zatwierdzania, księgowania i innych funkcji biznesowych, takich jak np. autoryzacje.


Możesz śledzić komentarze do tego wpisu dzięki kanałom RSS 2.0. Możesz zostawić komentarz, lub trackback z własnej strony.

jeden komantarz do “Który pakiet ERP wybrać?”

  1. Stigan napisał/a:

    Znakomity artykuł, który w przystępny sposób pokazuje jak uniknąć zagrożeń związanych z wprowadzaniem ERP.

Skomentuj

1. Wysyłając komentarz do artykułu zgadzasz się na pokazanie twoich słów i imienia, a także adresu strony domowej na niniejszej stronie internetowej. 2. Komentarze mogą pojawiać się z opóźnieniem i podlegać weryfikacji. 3. Absolutnie zakazane jest spamowanie.

© 2017, Centrum informacji o ERP, http://erp.info.pl, Zbyszek Lisowski, tel. +48 601 205 182, e-mail: peritus@erp.info.pl